幹事マニュアル

幹事の仕事を任されたあなた。うまくやれるか心配な方もこの「幹事マニュアル」で一般的な幹事の役割を把握。幹事に必要なあれこれを網羅しています。ステップごとに分けてチェックしていきましょう!!

予約まで

宴会の目的は?
仕事関連かプライベートのお仲間か、どのような集まりかでも宴会の内容、コンパニオンのタイプなどが変わってくるでしょう。まずは、どのような宴会にしたいかを考えましょう。
参加人数の把握
宴会の目的が明確になったら、宴会に参加する人リストを作りましょう。
リストを作成しておくと、連絡の有無や会費回収などのチェックリストとしても使用できます。
日程を決める
候補日をいくつか用意して、なるべく多くの人が参加できるように選びましょう。
特に週末や人気のエリアは込み合いますのでお早めに。
会場を決める
参加者の人数など照らし合わせて、会場の設備や雰囲気などリサーチしましょう。何軒かピックアップして、アンケートをとるのもよいでしょう。
尚、当社では会場の手配も承りますので、お気軽にご相談下さい。
予約(会場・コンパニオン)
会場を予約する際は、必ず予約内容(宴会日時、参加者人数、予算、要望など)を復唱し、予約内容に間違いがないか確認しましょう。
また、会場が決まってもコンパニオンがいないのでは話になりません。コンパニオンの予約もお早めに。

準備する

役割分担を決める
参加者が多い場合、幹事だけでは手が回らないこともありますので事前に役割分担しておくとよいでしょう。
▼役割例
・案内係…会開催の連絡、案内状を送付。
・受付係…参加者の出欠確認。
・会計係…会費集め、会計報告
・撮影係…写真やビデオの撮影
・司会者…当日の司会進行など
予算の見積もり
食事代ほか必要経費など。当日の支出にも備えましょう。
食事代、食事など追加オーダー、コンパニオン代、コンパニオン延長代、交通費、会場費、二次会費用など
会費決定と回収
会費の回収は当日よりも、できるだけ事前に済ませておくのが良いでしょう。
当日回収する場合は、お酒が入る前に集めるようにしましょう。トラブルを避けるため、チェックリストなどを作成して活用するとよいでしょう。
席順を決める
お仕事関係の宴会では、事前に席次表などを用意しておくとよいです。
盛り上げ役をまばらに配置したり、仲の悪い人同士は引き離したりするなどバランスを考慮して決めるとよいでしょう。
案内状を送付する
宴会の日時、会場や会費などは書面で伝える方がよいです。
おおよそのスケジュールも表記しておくと尚よいでしょう。
宴会の進行を計画
宴会の規模などを考慮して計画しましょう。一般的には以下の項目が考えられます。
受付、司会、進行役の紹介、主賓の挨拶、乾杯、歓談・会食、ゲーム、閉会の挨拶など。
ゲームなどお楽しみを企画
参加者全員が楽しめるようなレクリエーションを企画しましょう。ゲーム等を行う場合には、景品を用意すると参加者がより一層盛り上がります。
また、ゲーム内容のご相談も承っております。お気軽にお問い合わせ下さい。

当日のこと

受付・会費回収
会費は事前に集められればよいですが、当日になることもあると思います。その場合、受付と同時に領収が済んだか確認するといいでしょう。
回収作業を円滑に済ませるために、事前におつりも十分に用意しておくことを勧めます。
宴会中は…
盛り下がっている席や一人だけで飲んでいる人がいないか、料理やお酒は行き届いているか気を配りましょう。
でも、ご安心下さい。当社のコンパニオンは接客のプロ!お酌や盛り上げたりするのはコンパニオンに任せて、幹事さんも楽しんで下さい。
二次会は?
次の会場をスムーズに押さえるためにも、一次会のうちに参加・不参加の確認をしておきましょう。
二次会の会費は別途発生するかどうかはこの時に伝えて下さい。二次会に行く人数が確認できたら、一次会が終わるまでに予約します。近い場所を選ぶ配慮をしてあげればより良いでしょう。
会計
会が終了する前に会計を済ませましょう。
二次会参加者は二次会へ。二次会でも会費は先に回収しておく等の流れは同じです。